Phase B Excel-Vorlage

Mitarbeiter-Onboarding-Tracker

Excel-Vorlage für strukturiertes Onboarding: Checklisten, Fortschritt je Mitarbeiter, Zuständigkeiten und Fristen — für KMU ohne eigene HR-Software.

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Das Problem

Neue Mitarbeiter starten — und der Laptop fehlt, der Zugang ist nicht eingerichtet, die Einweisung vergessen. Ohne strukturiertes Onboarding gehen Aufgaben unter, der Einstieg wird holprig und die erste Woche zur Improvisation.

Was die Vorlage kann

Eine Vorlage, die jeden Onboarding-Schritt einem Verantwortlichen und einem Termin zuordnet — nichts fällt mehr durch.

Inhalt (Excel, 6 Tabs + Deckblatt, keine Makros):

  • Stammdaten — neue Mitarbeiter mit Rolle, Startdatum, Manager, Team-Pate und Vertragstyp erfassen; die Probezeit ist auf maximal 6 Monate begrenzt (§ 622 BGB), das Ende berechnet sich automatisch
  • Rollen-Vorlagen — fertige Onboarding-Pläne für Entwickler, Sales, Support und Admin: je 25 Aufgaben über fünf Phasen von „Vor Tag 1” bis zum Probezeit-Ende, mit Zuständigkeit und Frist
  • Aufgaben-Tracker — aktiver Plan je Mitarbeiter: Fälligkeitsdaten entstehen aus dem Startdatum, überfällige Aufgaben werden automatisch rot markiert, erledigte grün, Meilensteine gold
  • Verantwortlichkeits-Matrix — wer macht was: 13 Aufgabenbereiche × Manager, HR, Team-Pate, Mitarbeiter und IT; eine Prüf-Formel warnt, wenn die Verantwortung unklar ist
  • Feedback-Zyklus — Probezeit-Checkpoints in Woche 1, 2, 4 und 8 plus Endgespräch mit Go/No-Go-Entscheidung; nahende Termine werden automatisch markiert, als PDF für die Personalakte druckbar
  • Dashboard — laufende Onboardings, Abschlussrate und Fortschritt auf einen Blick; Rollen-Vorlagen zusätzlich als CSV für HR-Systeme

So sieht es aus

Vorschau des Tabs Aufgaben-Tracker: Aufgaben mit Verantwortlichem, Fälligkeitsdatum und Status — erledigt grün, überfällig rot, Feedback-Meilenstein gold markiert.

Vorschau des Tabs Feedback-Zyklus: Probezeit-Checkpoints Woche 1 bis 8 und Endgespräch mit Bewertung und Go/No-Go-Entscheidung, naher Termin gold hervorgehoben.

Für wen

  • KMU und Teams ohne eigene HR-Abteilung oder Software
  • Geschäftsführer und Teamleiter, die mehrfach im Jahr einstellen
  • Alle, die Einarbeitung wiederholbar und lückenlos machen wollen

Wie es funktioniert

  1. Excel- oder LibreOffice-Datei öffnen
  2. Onboarding-Checkliste einmalig an euer Unternehmen anpassen
  3. Pro neuem Mitarbeiter einen Bogen anlegen — Fortschritt, Fristen und Übersicht aktualisieren sich automatisch

Jeder neue Mitarbeiter bekommt denselben sauberen Start — unabhängig davon, wer das Onboarding übernimmt.

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